Microsoft Excel 除了公式計算(formula)外,也有不少功能可以方便輸入資料、進行分析,以至製作 report。今次與大家分享八個非常實用的資料欄功能!
1/ 下拉式表格(DropDown List)
Block Area
下拉式表格除了可以為使用者提供輸入資料的方向,也可以避免輸入錯誤格式和內容,對於有指定範圍的資料尤其有用,如「Female」/「Male」、「Yes」/「No」、十八區、十二個月份、星期幾等。
方法:只要在儲存格,揀選「Data」,再選「Data Validation(資料驗證)」。允許選擇「List(清單)」;並在「Source(來源)」中選擇需要的範圍。範圍裡的儲存格,就會成為下拉式表格裡。
2/ 合併儲存格內的資料
當需要合拼多個儲存格的文字,不用手動 Copy & Paste!
方法:在一個新儲存格中輸入「=」,然後點按一個你想要抽取資料的儲存格,加上「&」,再點按另一個儲存格,按「Enter」就可成功合併兩個儲存格的資料!如想加入其他手動填寫內容,只要在「&」之間加入引號,並在中間填上內容就可以了!如圖中公式所示,引號中的逗號便會在合併資料的儲存格中顯示。
3/ 輸入「0」開頭數字
若在儲存格中輸入由「0」開始的數字,Excel 會默認它是數值並自動省略開頭的「0」。雖然對於數值影響不大,但如果開頭的「0」是有其他意義,如編號、格式等,這種自動省略做法便會帶來問題。
方法:只要在數字前加上「’」,數值開頭的「0」就能顯示出來了。
4/ 一次過插入多列/欄
想要在工作表中插入多個空白列/欄,不需要逐行逐行按了!
方法:只要選取你想要插入的列/欄數,再按插入新列/欄即可。例如想要加入 5 列,只需選取 5 列,新增時就可直接變成 5 個空白列了。
5/ 移除大量重覆資料 (Remove Duplicates)
當處理大量重複的資料時,可以使用移除重複功能,將沒有用的資訊移走。
方法:先選取要刪除重複資料的範圍,在工作列選取「資料(Data)」,再選「移除重覆(Remove Duplicates)」,然後在「依照目前的選取範圍排序」中按「移除重覆」。
6/ 格式化條件 (Conditional Formatting)
如想將資料用更明確的方式顯示出來,可以利用格式化條件(Conditional Formatting),為符合條件的數值設立特別的格式。
方法:圈選資料範圍,再在工作列中點選「常用(Home)」的「設定格式化的條件(Conditional Formatting)」,接著點選「資料橫條(Highlight Cells Rules)」就可以設立規則,讓資料範圍內符合條件的儲存格以特定的顏色呈現。在下圖例子中,若果中文科成績不足 60 分,儲存格就會自動填滿紅色。
7/ 樞紐分析表 (Pivot Table)
有時表格上有大量資料,卻不是每一項都有用。如果想針對某些項目作極速整理,就可以用樞紐分析表(Pivot Table)!
方法:圈選要作整理的資料內容,按「插入(Insert)」中的「樞紐分析表(Pivot Table)」,再點選希望放置新表格的地方,然後將需要的項目放在欄(Columns)或列(Rows)和想要的結果放在值(Values)。在以下例子中,加入了樞紐分析表(Pivot Table)就可以簡單看到以「年齡」分類的中、英文科的平均成績。
8/ 篩選 (Filter)
當表格中有大量資料,需要按某種次序列出的時候,篩選(Filter)功能就大派用場了。功能可以在不影響表格內容的前提下,改變顯示方式,讓人一目瞭然。
方法:在「常用(Home)」中的「排序與篩選(Sort & Filter)」點選「篩選(Filter)」,然後選擇篩選的方式,表格上就會只顯示符合條件的結果。在以下例子中,透過篩選功能,表格中只會顯示中文科 90 分或以上的學生資料。
快把以上的實用 Excel 技巧記下來,日後就能事半功倍!如想知更多 Excel 的用法和功能,請繼續留意本平台的教學。
—
【Excel Road to Master 01】10大必學快捷鍵!https://bit.ly/40MgXkP
【Excel Road to Master 02】Excel 6大必學公式!https://bit.ly/429WCXc
Want to read the whole article?
Continue reading your article with a Y.X Community membership