【Excel教學#03】資料分析、整理報表原來咁簡單！大專生、fresh grad打工仔必學資料欄功能

Microsoft Excel 除了公式計算（formula）外，也有不少功能可以方便輸入資料、進行分析，以至製作 report。今次與大家分享八個非常實用的資料欄功能！

1/ 下拉式表格（DropDown List）

下拉式表格除了可以為使用者提供輸入資料的方向，也可以避免輸入錯誤格式和內容，對於有指定範圍的資料尤其有用，如「Female」/「Male」、「Yes」/「No」、十八區、十二個月份、星期幾等。

方法：只要在儲存格，揀選「Data」，再選「Data Validation（資料驗證）」。允許選擇「List（清單）」；並在「Source（來源）」中選擇需要的範圍。範圍裡的儲存格，就會成為下拉式表格裡。

2/ 合併儲存格內的資料

當需要合拼多個儲存格的文字，不用手動 Copy & Paste！

方法：在一個新儲存格中輸入「=」，然後點按一個你想要抽取資料的儲存格，加上「&」，再點按另一個儲存格，按「Enter」就可成功合併兩個儲存格的資料！如想加入其他手動填寫內容，只要在「&」之間加入引號，並在中間填上內容就可以了！如圖中公式所示，引號中的逗號便會在合併資料的儲存格中顯示。

3/ 輸入「0」開頭數字

若在儲存格中輸入由「0」開始的數字，Excel 會默認它是數值並自動省略開頭的「0」。雖然對於數值影響不大，但如果開頭的「0」是有其他意義，如編號、格式等，這種自動省略做法便會帶來問題。

方法：只要在數字前加上「’」，數值開頭的「0」就能顯示出來了。

4/ 一次過插入多列／欄

想要在工作表中插入多個空白列／欄，不需要逐行逐行按了！

方法：只要選取你想要插入的列／欄數，再按插入新列／欄即可。例如想要加入 5 列，只需選取 5 列，新增時就可直接變成 5 個空白列了。

5/ 移除大量重覆資料（Remove Duplicates）

當處理大量重複的資料時，可以使用移除重複功能，將沒有用的資訊移走。

方法：先選取要刪除重複資料的範圍，在工作列選取「資料（Data）」，再選「移除重覆（Remove Duplicates）」，然後在「依照目前的選取範圍排序」中按「移除重覆」。

6/ 格式化條件（Conditional Formatting）

如想將資料用更明確的方式顯示出來，可以利用格式化條件（Conditional Formatting），為符合條件的數值設立特別的格式。

方法：圈選資料範圍，再在工作列中點選「常用（Home）」的「設定格式化的條件（Conditional Formatting）」，接著點選「資料橫條（Highlight Cells Rules）」就可以設立規則，讓資料範圍內符合條件的儲存格以特定的顏色呈現。在下圖例子中，若果中文科成績不足 60 分，儲存格就會自動填滿紅色。

7/ 樞紐分析表（Pivot Table）

有時表格上有大量資料，卻不是每一項都有用。如果想針對某些項目作極速整理，就可以用樞紐分析表（Pivot Table）！

方法：圈選要作整理的資料內容，按「插入（Insert）」中的「樞紐分析表（Pivot Table）」，再點選希望放置新表格的地方，然後將需要的項目放在欄（Columns）或列（Rows）和想要的結果放在值（Values）。在以下例子中，加入了樞紐分析表（Pivot Table）就可以簡單看到以「年齡」分類的中、英文科的平均成績。

8/ 篩選（Filter）

當表格中有大量資料，需要按某種次序列出的時候，篩選（Filter）功能就大派用場了。功能可以在不影響表格內容的前提下，改變顯示方式，讓人一目瞭然。

方法：在「常用（Home）」中的「排序與篩選（Sort & Filter）」點選「篩選（Filter）」，然後選擇篩選的方式，表格上就會只顯示符合條件的結果。在以下例子中，透過篩選功能，表格中只會顯示中文科 90 分或以上的學生資料。

快把以上的實用 Excel 技巧記下來，日後就能事半功倍！如想知更多 Excel 的用法和功能，請繼續留意本平台的教學。

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