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五個Word必用秘技!合併列印是什麽?

Word 幾乎是每一個人處理文件時都會用到的工具,不過你又有好好善用它嗎?以下為大家介紹五個Word必用秘技,效率大大提升。

Block Area

1. 複製格式

當收到一份文件或在網上看到用上獨特格式的字款時,想複製下來,就可以善用複製格式功能,直接改變文字模樣,不用自己逐樣逐樣慢慢試!比如說,只要選取想要複製的字款,然後按下「複製格式」。

再按下其他想改成同樣格式的文字,就可即時改變字體格式。

也可以記住相應 Shortcut:「Ctrl」+「Shift」+「C」

2. 活用 Shift 鍵 英文即時轉大細階

因應不同需要,如填寫表格、地址等,有時需要改變所有文字由細階變大階,這個時候使用 「Shift」就幫到你!

文字本來的樣子:

按一次「Shift」+「F3」,便能將首個字母變成大楷。

再按多一次 「Shift」+「F3」所有字母都會變成大楷,非常方便!

3. 個人化快速存取工具列

用了多年 Word,快速存取工具列上的功能你又有用盡嗎?要調整 Word 工具列,可以在工具列左上方,選取以下按鈕,就會彈出「自訂快速存取工具列」選項。

揀選「更多指令」,再在視窗中移除少用的功能,並換入一些常用的功能,即時提高使用 Word 的效率!

4. 合併列印 把資料直接匯入文件中

有時想一次過列印大量表格,但每一張都有微細分別,就可善用合併列印,從此不用手動更改每張內容!此功能十分適合製作名牌、通告等需要大量印製,同時又客製化的文件。

文件本來的樣子:

步驟一:點擊上方「郵件」工具欄,然後選擇「啟動合併列印」中的「信件」。

步驟二:在「選取收件者」中的建立想要匯入的名單檔案,或匯入已有名單。

步驟三:如想建立新名單,就揀選資料所屬的範圍,然後輸入資料。圖例為「First Name」的名單,選取「建立」後就會自然生成新的檔案。

步驟四:輸入每個人的資料。

步驟五:點選文件中要插入「First Name」的位置,然後在上方工具欄選擇「插入合併欄位」中的「First Name」。

步驟六:按「預覽結果」,就能看到合併後的結果。

步驟七:確定後,點擊工具欄「完成與合併」中的「編輯個別文件」,選擇「全部」然後「確定」,Word 中就會自動產生所有文件了!

5. 文字排序

每當製作名單時,都需要以姓名筆劃、日期等排序。Word 有個非常好用的排序功能,可以幫你按不同資料性質自動排列,以後不需再用人腦計筆劃,也不怕臨時加入新資料!

文字本來的排序:

步驟一:將要排序的文字全選起來,點擊上方工具列的「排序符號 」。


步驟二:然後選擇想用來排序的準則,如圖中就是揀選了「筆劃」。

確定後,文字就會自動重新排序。資料還可以按照數字大小、日期前後、注音符號等排列。

你有用過以上幾個功能嗎?雖然 Word 是不少人生活中常用的文書工具,但其實 Word 不只是打字呢,我們一同繼續發掘 Word 中的功能吧!

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