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【大專實習】翻Intern必學! 5大技巧寫出專業Email!

現今工作環境中,電郵Email是最主要的溝通方式,也是職場生存必備的技能。你又曾試過寫Email不知如何措詞嗎?又或者忘了加上附件?如何撰寫一封禮貌且專業的電郵,是一個困擾不少職場新手的問題。所以我們將分享5個有關Email manner的注意事項,正所謂:禮多人不怪,一起學習以下技巧,助你撰寫更專業的Email,工作更稱心!

Block Area

1. 標題明確清晰

  • 標題應控制在15字以下,並避免太籠統的字眼,例your order或information這些字眼,避免都很容易被當作垃圾郵件。

標題不應太繁複,在標題簡短清晰指出Email的目的,讓收件人一看到標題,就知道大概內容。

2. 留意收件人次序

  • 請按收件人職位由高至低排序輸入收件人Email地址電郵。

不要少看收件人和副本(CC)的次序!曾有公司員工因Email收件人次序不當,而令全個部門的員工被老闆「照肺」,事件被其中一個同事曝光到香港某論壇,引起網民爭論與恥笑。這些小細節最能展現到你的Email manner!

3. 使用副本(CC)密件副本(BCC)

  • 切忌不要把全部收件人放在「To」(收件者)的名單內,請按照情況把收件人放在正確的收件欄目。

收件人放在「To」(收件者)的名單有可能引起同事、主管間誤會。一般「To」是該Email的主要聯絡對象,而CC,就是給間接相關的人、監督者,例上司、跨部門的同事等。而Bcc指密件副本收件人,在Bcc欄位指定的Email收件人不會出現在標題或收件人的To或Cc欄位中。請按照情況把收件人放在正確的收件欄目。

4. Proofreading

  • 在寄出Email之前,應先確認Email沒有錯誤

記得檢查Email內容,包括是否有任何錯字、拼寫錯誤,以及確認主題和收件人是否正確無誤、檢查附件,確保是正確的文件等。

萬一發送後才發現出錯,也可在數秒內使用「撤回」功能!

5. 留意傳送Email的時間

  • 在收件人辦公時間內傳送Email

如在在假日或休息時間發送電郵,可能令對方感到壓力!所以最好在收件人辦公時間內傳送Email,如果與外國客戶交流,亦要留意收件人正處於的時區。

你可以用「Schedule send」的功能,將Email安排在一個指定時間發出。在指定發出時間之前,都可隨時按取消傳送,非常方便。

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