【大專實習】翻Intern必學! 5大技巧寫出專業Email!

現今工作環境中，電郵Email是最主要的溝通方式，也是職場生存必備的技能。你又曾試過寫Email不知如何措詞嗎？又或者忘了加上附件？如何撰寫一封禮貌且專業的電郵，是一個困擾不少職場新手的問題。所以我們將分享5個有關Email manner的注意事項，正所謂：禮多人不怪，一起學習以下技巧，助你撰寫更專業的Email，工作更稱心！

1. 標題明確清晰

• 標題應控制在15字以下，並避免太籠統的字眼，例your order或information這些字眼，避免都很容易被當作垃圾郵件。

標題不應太繁複，在標題簡短清晰指出Email的目的，讓收件人一看到標題，就知道大概內容。

2. 留意收件人次序

• 請按收件人職位由高至低排序輸入收件人Email地址電郵。

不要少看收件人和副本（CC）的次序！曾有公司員工因Email收件人次序不當，而令全個部門的員工被老闆「照肺」，事件被其中一個同事曝光到香港某論壇，引起網民爭論與恥笑。這些小細節最能展現到你的Email manner！

3. 使用副本（CC）和密件副本（BCC）

• 切忌不要把全部收件人放在「To」（收件者）的名單內，請按照情況把收件人放在正確的收件欄目。

收件人放在「To」（收件者）的名單有可能引起同事、主管間誤會。一般「To」是該Email的主要聯絡對象，而CC，就是給間接相關的人、監督者，例上司、跨部門的同事等。而Bcc指密件副本收件人，在Bcc欄位指定的Email收件人不會出現在標題或收件人的To或Cc欄位中。請按照情況把收件人放在正確的收件欄目。

4. Proofreading

• 在寄出Email之前，應先確認Email沒有錯誤

記得檢查Email內容，包括是否有任何錯字、拼寫錯誤，以及確認主題和收件人是否正確無誤、檢查附件，確保是正確的文件等。

萬一發送後才發現出錯，也可在數秒內使用「撤回」功能！

5. 留意傳送Email的時間

• 在收件人辦公時間內傳送Email

如在在假日或休息時間發送電郵，可能令對方感到壓力！所以最好在收件人辦公時間內傳送Email，如果與外國客戶交流，亦要留意收件人正處於的時區。

你可以用「Schedule send」的功能，將Email安排在一個指定時間發出。在指定發出時間之前，都可隨時按取消傳送，非常方便。